3.10 : Cómo mapear las partes interesadas en su proyecto de diseño

Una vez que haya delineado el punto de vista y definido el espacio del desafío, debe reunir las tropas y comenzar a encontrar una solución. En entornos más complejos o en organizaciones más grandes, el primer paso de este proceso requiere que redacte un mapa de partes interesadas y describa a todas las personas involucradas, afectadas o influenciadas por el proceso de diseño, tanto interna como externamente. Analicemos qué es un mapa de partes interesadas y cómo puede crear uno para asegurarse de tener a todos en su campo de visión durante el proceso de diseño.

Si eres quien lidera el camino a la hora de diseñar proyectos, una de tus tareas será comprender, gestionar y reunir a las distintas partes afectadas por tu proyecto, tanto interna como externamente. Para ello, necesitará algún tipo de plan. Uno de esos planes que aprovechan muchas organizaciones es el mapa de partes interesadas. Esto podría comenzar con algo pequeño; por ejemplo, una pizarra o un gráfico mural con notas adhesivas podrían ser suficientes para comenzar. Luego, puede comenzar a hacer crecer su mapa de partes interesadas a medida que se expande el alcance de la investigación y la investigación y obtiene una idea más clara del territorio del desafío. Sin embargo, no nos adelantemos; tomemos un tiempo para profundizar en el proceso para que pueda construir el mapa de partes interesadas más relevante y útil, en cualquier etapa en la que se encuentre.

¿Quiénes son sus partes interesadas?

Las partes interesadas son personas, grupos o individuos que tienen el poder de afectar o verse afectados por el proyecto de diseño en el que está involucrado. Van desde el jefe de su organización hasta su grupo principal de usuarios, hasta el hombre de la calle que puede simplemente experimente algunos efectos de lo que se propuso hacer. Sus partes interesadas también incluyen personas con las que se comunica a lo largo del proyecto, a las que informa información y realiza actividades.

¿Qué es un mapa de partes interesadas?

Un mapa de partes interesadas es una representación visual o física de las diversas personas y grupos involucrados en un desafío o sistema en particular ; en otras palabras, las partes interesadas de su proceso de diseño. Los mapas de partes interesadas resultan increíblemente útiles cuando se desea:

• Identifique las partes principales con las que desea colaborar durante el resto del proceso de diseño.
• Comprenda de dónde pueden provenir el poder y la influencia con respecto a las decisiones de diseño.
• Verifique que haya considerado e incluido todos los grupos de partes interesadas.
• Obtenga más información sobre las perspectivas de las partes interesadas y cómo se relacionan con el proyecto.

Tres pasos para crear un mapa de partes interesadas

Las partes interesadas se ven afectadas y pueden afectar su proyecto de diseño en diversos grados , y puede utilizar el proceso a continuación para crear su propio mapa de partes interesadas que describa claramente la mayor cantidad posible de estos efectos.

Es bueno recordar que los mapas de partes interesadas se crean mejor con un equipo. Si ya tiene una idea de quiénes son los principales interesados, ¡intente hacerlos partícipes! Esto ayudará a desafiar los supuestos, brindará diferentes perspectivas y garantizará la participación y la participación de las partes interesadas clave desde el principio. Una vez que haya reunido a su equipo, ¡es hora de atascarse adecuadamente en el proceso!

Paso 1: Piense en quiénes son sus partes interesadas

Todos los miembros de su equipo deben pensar en quiénes creen que son sus partes interesadas, tanto interna como externamente.

• Realice una sesión de braindump de 5 minutos en la que todos los miembros del equipo escriban en silencio a las partes interesadas en diferentes notas adhesivas. Puede recordarle al grupo que piense en cualquier persona que se verá afectada de alguna manera por el proyecto de diseño, ya sea directa o indirectamente.
• Los miembros del equipo se turnan para colocar sus Post-it en una pizarra o mesa, describiendo brevemente cada uno.
• Cada miembro del equipo debe colocar sus Post-it para formar grupos donde sea necesario, es decir, donde una de sus partes interesadas sea igual o similar a la de otro miembro del equipo.
• Una vez que se hayan colocado todos los post-its, cree una lista de todos los diferentes tipos de partes interesadas que ha creado el grupo.

Paso 2: Priorice su lista de partes interesadas

Dibuje un esquema del cuadro a continuación y, como grupo, discuta dónde ubicar cada una de las partes interesadas que destacó en el Paso 1 en función de su influencia e interés en el proyecto de diseño.

Una buena forma de priorizar a las partes interesadas es ubicarlas en un gráfico de influencia versus interés. Las acciones que tome con respecto a cada parte interesada dependerán del cuadrante en el que se encuentren.

Obtendrá una buena idea de cómo gestionar la gama de necesidades de las partes interesadas en función de dónde las marque en el gráfico. Por ejemplo, es una buena idea hacer lo siguiente con las partes interesadas que se sientan dentro de cada sección:

• Administre de cerca : debe tratar de comprometerse plenamente con estas partes interesadas altamente influyentes y altamente interesadas, y hacer los mayores esfuerzos para satisfacerlas durante el proceso de diseño.
• Manténgase satisfecho : este grupo de partes interesadas es muy influyente, pero está menos interesado en su proyecto de diseño. Debe esforzarse lo suficiente para que queden satisfechos, pero tenga cuidado de no exagerar.
• Manténgase informado : por otro lado, estas partes interesadas están muy interesadas pero no son muy influyentes. Estas personas tienen el potencial de brindar excelentes consejos durante el proceso de diseño y ayudarlo a detectar y superar cualquier problema, así que asegúrese de mantenerlos adecuadamente informados de lo que está sucediendo.
• Monitor : las partes interesadas en esta sección son las menos influyentes y las menos interesadas. Vigile a estas partes interesadas, pero no las moleste con una comunicación excesiva; es una pérdida de tiempo.

Paso 3: interactúe y comuníquese con sus partes interesadas

Ahora que ha identificado y clasificado a sus diversas partes interesadas, es hora de involucrarlas en su proceso de diseño; la mejor manera de hacerlo es a través de la comunicación. Las preguntas a continuación son buenos ejemplos de qué preguntar a sus partes interesadas para ayudarlo a mejorar y darle sentido al mapa aún más.

• ¿Se verá afectado, ya sea económica o emocionalmente, por el resultado de nuestro proyecto y, de ser así, cómo?
• ¿Cuál es su principal motivación detrás de su interés en este proyecto?
• ¿Qué información puedo proporcionar?
• ¿Cuál es la mejor forma de comunicarme contigo?
• ¿Cómo te sientes actualmente con el proyecto?
• ¿Quién crees que influye en ti y en tus opiniones, y en quién influyes?

Una vez que haya identificado y priorizado a sus partes interesadas, es una buena idea hablar con ellos para comprender mejor cómo afectarán o se verán afectados por el proyecto de diseño.

Si alguna de las partes interesadas responde o actúa negativamente hacia su proyecto de diseño, deberá pensar y responder las siguientes preguntas para desarrollar un plan completo:

• ¿Cómo puede ganarse su apoyo?
• Si eso no funciona, ¿cómo manejará su oposición?
• ¿Quién más podría verse influenciado por sus opiniones (negativas)?

Los conocimientos recopilados a través de esta ronda de preguntas lo ayudarán a comprender a quién incluir en su equipo de diseño y desarrollo, y con quién es probable que se encuentre durante el proceso, tanto externa como internamente. También te darán una buena idea de con quién deberías sentir más empatía en las próximas fases, cuando explorarás las necesidades y experiencias humanas en tu espacio de desafíos.